De kantoortuin: hoe de nadelen de voordelen overtreffen

Leestip: Het Nieuwe Werken 2.0

De kantoortuin lijkt anno nu nog onverminderd populair te zijn. Facebook bijvoorbeeld – niet het minste bedrijf - opende in 2015 haar nieuwe hoofdkantoor in San Francisco, mét de grootste kantoortuin ter wereld van maar liefst 40.000 vierkante meter. Zelfs CEO Mark Zuckerberg beschikt niet over een eigen kamer: zijn bureau staat ten midden van zijn werknemers in de reusachtige open ruimte.

In een interview met de Amerikaans televisiezender CNBC vertelde Lori Goler, ‘chief people officer’ bij Facebook enthousiast over het nieuwe hoofdkantoor. ‘Het vormt echt een omgeving waar mensen kunnen samenwerken; ze kunnen samen voor innovatie zorgen. Er is veel spontaniteit door de manier waarop mensen elkaar tegen het lijf lopen, het is een heel erg leuke en samenwerking bevorderende werkplek.’

Het zijn veelgehoorde argumenten vóór de kantoortuin: het zou communicatie bevorderen en creativiteit en productiviteit ten goede komen, bovendien wordt beschikbare ruimte efficiënter benut.

Toch lijkt onderzoek hier grote vraagtekens bij te plaatsen. In 1997 werd het eerste onderzoek gedaan naar de effecten van de kantoortuin door de universiteit van Calgary in Canada. De resultaten lieten aan duidelijkheid niets te wensen over. Werknemers bleken minder tevreden te zijn over de werkomgeving en waren minder productief. Het werken in een kantoortuin zorgde voor 86 minuten per dag aan productiviteitsverlies. Daarnaast werden tot wel 50 procent meer fouten gemaakt.

Nadelen overtreffen voordelen
Ook in latere onderzoeken komt de kantoortuin er bekaaid vanaf. In 2011 bestudeerde de organisatiepsycholoog Mattew Davis meer dan 100 onderzoeken naar open kantoorruimtes. Hoewel uit de onderzoeken naar voren kwam dat open ruimtes in kantoren werknemers doen voelen dat zij deel uitmaken van een meer ontspannen en innovatieve organisatie, overtreffen de nadelen de voordelen. Vergeleken met kantoren met afgesloten kantoorruimtes ervoeren werknemers die in een kantoortuin werkten meer stress en een lagere concentratie en motivatie.

Arjen Raue, binnenmilieu-adviseur, bevestigt dit beeld. ‘In de jaren ‘80 kwamen er in kantoorgebouwen steeds meer klachten die met binnenmilieu te maken hebben, bijvoorbeeld hoofdpijn, concentratieverlies, slijmvliesirritatie en vermoeidheid. Het ‘sick building syndrome’ deed haar intrede. Die grote kantoorgebouwen werden leeggehaald omdat niemand er meer wilde werken: het was een groot maatschappelijk probleem. Je ziet dat veel fouten die toen gemaakt werden nu weer terugkomen, zoals huisvesting in kantoortuinen.’

Veel van de problemen die samenhangen met werken in een kantoortuin komen door een gebrek aan controle, zegt Raue. ‘In een kantoortuin heb je als werknemer minder invloed op de omgeving. Vaak kunnen bijvoorbeeld ramen niet open en wordt de temperatuur centraal geregeld. En zelfs als werknemers nog wel enige invloed hebben op het binnenklimaat zullen zij altijd compromissen moeten sluiten met hun collega’s, waardoor uiteindelijk niemand echt tevreden is.’

Puzzels
Volgens Raue is lawaai een van de grootste problemen van de kantoortuin. ‘Het is voor werknemers moeilijk de hele dag geconcentreerd te zijn op een werkplek met continu gepraat van collega’s op de achtergrond. Dit probleem speelt met name op werkplekken waar veel gebeld wordt.’

In een onderzoek gepubliceerd in The Journal of Applied Psychology werden 40 werknemers 3 uur lang blootgesteld aan het geluidsniveau van een open kantoor. Een controle groep bracht 3 uur in stilte door. Vervolgens werd beiden groepen gevraagd een puzzel op te lossen. De deelnemers wisten alleen niet dat de puzzels onoplosbaar waren. De groep in de kantoortuinconditie gaf het na enkele pogingen al op, terwijl de andere groep zijn best bleef doen de puzzel te kraken.

Ziekteverzuim
De kantoortuin zou zelfs schadelijk kunnen zijn voor de gezondheid van werknemers. Uit een recent onderzoek onder 2.400 werknemers in Denemarken door de universiteit van Kopenhagen kwam naar voren dat er een direct verband bestaat tussen het aantal collega’s waarmee je het kantoor deelt en ziekteverzuim. Werknemers die met zijn tweeën een kamer deelden, meldden zich 50 procent vaker ziek dan werknemers die een kamer voor zichzelf alleen hadden. Werknemers die in een kantoortuin werkten, meldden zich zelfs 62 procent vaker ziek.

Medewerkers versus managers
Een onderzoek van onderzoeksbureau Oxford Economics met de toepasselijke titel ‘When the walls come down’ laat zien dat er een groot verschil bestaat tussen wat medewerkers en hun managers vinden van een kantoortuin. Zo vond 53% van de medewerkers dat het geluid in een open werkomgeving hen afleidt en dat dat ten koste gaat van hun productiviteit en tevredenheid, terwijl slechts 35% van de managers deze mening was toegedaan. Daarnaast vond 41% van de werknemers dat zij over de juiste middelen beschikken om te ontkomen aan de afleiding van de kantoortuin door ergens anders te gaan werken, tegenover 63% van de managers.

Dat ondanks de onderzoeken naar de negatieve effecten van de kantoortuin, deze toch nog steeds populair is onder managers verklaart Raue doordat zij juist vaak degenen zijn die niet in de kantoortuin hoeven te werken. ‘Managers hebben zelf vaak wel een eigen kantoor, omdat ze hoger in de boom zitten. Bovendien zijn ze minder vaak aanwezig door vergaderingen en zijn ze meer mobiel waardoor ze zich kunnen onttrekken van de open ruimte. Wanneer er moet worden besloten hoe een kantoor moet worden ingericht zien zij vaak alleen de mooie plaatjes, maar hebben onvoldoende oog voor de nadelen.’

Oplossingen
Niet iedere organisatie heeft de mogelijkheid om kantoortuinen om te bouwen tot kleinere ruimtes. Om de nadelige effecten van een kantoortuin te beperken kunnen werkgevers toch enkele maatregelen nemen, zo vertelt Raue. Om geluidsoverlast tegen te gaan, kun je bijvoorbeeld schotten plaatsen tussen de werkplekken, of je kunt akoestisch absorberende meubels zoals speciale kasten plaatsen. Ook kunen er stilteruimtes gecreëerd worden waar werknemers zich even kunnen terugtrekken als de hectiek van de kantoortuin hen even te veel wordt. Klimaatproblemen zijn tegen te gaan door boven iedere werkplek persoonlijke klimaatbeheersingsmaatregelen te installeren, bijvoorbeeld straalverwarming. Op die manier krijgt een werknemer toch weer een beetje de controle terug.

‘Dit zijn relatief simpele technische maatregelen’, zegt Raue. ‘Al blijft het natuurlijk wel een doekje voor het bloeden. Er is geen ultieme oplossing. Ideaal wordt de kantoortuin nooit.’