Wees zuinig op de preventiemedewerker!

De rol en positie van de preventiemedewerker

Een goede preventiemedewerker kan een vliegwiel zijn voor arboverbeteringen op de werkvloer. Maar wat is een goede preventiemedewerker? Wat doet een preventiemedewerker precies? Hoeveel tijd gaat erin zitten? Wat zijn de regels? Welke positie past bij de preventiemedewerker? Hoe blijf je goed opgeleid als preventiemedewerker? Dit artikel gaat uitgebreid op al deze vragen in. Dat geeft houvast voor een gedegen invulling van de rol van de preventiemedewerker en ook om dat verder te verbeteren.

Sinds 1 juli 2005 is iedere werkgever met 25 of meer werknemers verplicht om zich op het gebied van arbeidsomstandigheden te laten bijstaan door een of meer deskundige werknemers (artikel 13, Arbowet). Deze werknemer wordt vaak preventiemedewerker genoemd, omdat destijds bij de lancering van de wetswijziging de term preventiemedewerker werd genoemd in de toelichting. Dat neemt niet weg dat je ook andere benamingen kan hanteren, zoals arbomedewerker, arbocoördinator of preventiemanager. Voor het gemak hanteert dit artikel de term preventiemedewerker. De verplichting van preventiemedewerker is afgeleid van Europese wetgeving die verlangt dat er arbokennis en kunde bij bedrijven in huis aanwezig is.

Taken van de preventiemedewerker

De taken die een preventiemedewerker volgens de Arbowet in elk geval moet hebben, zijn:

meewerken aan het uitvoeren en opstellen van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E);
het uitvoeren van de maatregelen die voortkomen uit de RI&E en/of het meewerken daaraan;
het adviseren en samenwerken met de medezeggenschap;
het adviseren en nauw samenwerken met de gecertificeerde arbodeskundigen (kerndeskundigen), waaronder de bedrijfsarts.

De laatste taak is in juli 2017 in de Arbowet toegevoegd. De genoemde taken geven een goede basis voor het werk van preventiemedewerkers, maar zijn ook globaal. De Arbowet geeft wel een belangrijke richting mee: de risico-inventarisatie en evaluatie dient als basis.

De RI&E als basis

De RI&E van de organisatie wordt aangewezen als basisdocument voor alle keuzes rondom de preventiemedewerker. Een RI&E geeft namelijk alle arborisico’s van de organisatie weer en is daarom geschikt als fundament. Volgens de Arbowet moet de RI&E een beschrijving bevatten van de manier waarop de functie van de preventiemedewerker in de organisatie ingevuld hoort te worden. De Arbowet geeft aan dat de beschrijving in ieder geval het volgende moet bevatten:

de benodigde tijdsbesteding;
het vereiste aantal preventiemedewerkers;
de deskundigheid, ervaring en uitrusting;
de wijze waarop ze georganiseerd zijn.

Check dus de RI&E om invulling te geven aan de inrichting van de preventiemedewerker(s). En doe dit bij aanpassing van de RI&E of een nieuwe RI&E opnieuw.

Tijdsbesteding en aantal preventiemedewerkers

De Arbowet geeft geen strikte regels voor het aantal preventiemedewerkers en de benodigde tijd. De praktijk is dan ook diffuus. Bij grote bedrijven is vaker een preventiemedewerker aanwezig dan bij kleine bedrijven. Bij grote bedrijven zijn ook vaker meerdere preventiemedewerkers aanwezig. Bij kleine bedrijven met niet meer dan 25 werknemers mag de werkgever ook zelf de preventiemedewerker zijn. Daarnaast is er ook verschil in tijdsbesteding en werkwijze. De ene preventiemedewerker is geheel vrijgesteld van andere taken, de ander is bijvoorbeeld HR-functionaris of facilitair manager en moet de preventietaken er (even) bij doen. Enige houvast biedt de QuickScan: Aan de hand van de bedrijfsgrootte, branche en risico’s geeft deze door TNO ontwikkelde QuickScan een indicatie voor de tijdsbesteding. Ook wordt advies gegeven over de taken en benodigde kennis van de preventiemedewerker. De QuickScan gaat echter niet verder dan een bedrijfsgrootte van 250+. Voor 250+-bedrijven wordt geadviseerd de tool per vestiging of onderdeel in te vullen.

Organisatie van preventiemedewerkers

Bij grote bedrijven zien we dus vaker meer preventiemedewerkers. In geval van meerdere preventiemedewerkers is het aan te raden om een of meer centrale preventiemedewerkers aan te wijzen (of zelfs een preventie-afdeling) en meerdere decentrale preventiemedewerkers. De centrale preventiemedewerkers zijn meer coördinerend en beleidsmatig werkzaam. Ze maken bijvoorbeeld de opzet voor de RI&E en het plan van aanpak en ondersteunen bij de uitvoering van de RI&E. Ze maken het beleid en rapporteren over de voortgang aan het management. Decentrale preventiemedewerkers zijn per vestiging of onderdeel aangewezen. Zij doen meer de praktische uitvoering. Ze zijn een vraagbaak voor de medewerkers, geven voorlichting, voeren de RI&E uit en doen rondgangen voor hun vestiging of onderdeel. Het onderstaande plaatje geeft een voorbeeld:

In het plaatje is een preventiemedewerker per locatie of afdeling aangewezen. Soms is het logischer om een indeling te hanteren per risicogebied. Bijvoorbeeld een preventiemedewerker voor machineveiligheid, een voor gevaarlijke stoffen, een voor de kantoorwerkzaamheden en meerdere preventiemedewerkers voor de buitendienst. Kijk ook of er niet al preventie-deskundigheid in huis is, zoals bijvoorbeeld een stralingskundige, een ergocoach en/of een HR-functionaris die alles weet over psychosociale arbeidsbelasting. Goed om deze kennis te bundelen en ieders input te benutten voor de RI&E.

Werken met meerdere preventiemedewerkers biedt voordelen, zoals uitbreiding van de kennisgebieden en meer ‘voelsprieten’ naar de werkvloer. Voorkom echter versnippering. De preventiemedewerkers moeten voldoende tijd hebben om hun kennis en ervaring te kunnen uitwisselen. Als je bijvoorbeeld maar een uurtje per week voor de preventietaak hebt, is de kans groter dat het onder druk komt te staan door andere belangrijke taken. Ook de kans dat het verzandt is groot. Om ‘verzanden’ te voorkomen, is een stevige centrale preventiemedewerker nodig die zorgdraagt voor regelmatige uitwisseling, intervisie en samenwerking in de uitvoering van de RI&E. Zorg dat de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de tijdsbesteding voor zowel de centrale als decentrale preventiemedewerkers duidelijk omschreven zijn. Leg dit vast in een functie- of taakprofiel van de preventiemedewerkers en evalueer dit ieder (half) jaar, bijvoorbeeld individueel via de functioneringscyclus en op centraal niveau op basis van de RI&E.

Deskundigheid

Ook wat betreft de vereiste deskundigheid en opleiding van de preventiemedewerker stelt de Arbowet geen strikte eisen, zoals specifieke diploma's of opleidingen. Wederom is de RI&E leidend. Op zich is dat ook logisch: in een bedrijf met veel gevaarlijke stoffen ligt het voor de hand een preventiemedewerker met expertise op dat terrein aan te stellen of op te leiden. In een bedrijf met veel kantoorwerkzaamheden is een opleiding op het vlak van ergonomie en psychosociale arbeidsbelasting meer aan te raden. Natuurlijk is het wel goed om te beginnen met een goede basis over de Arbowetgeving en de RI&E. Je ziet in Nederland veel cursussen van 1 of 2 dagen. Je kunt je afvragen of één dag training voldoende is om als preventiemedewerker te kunnen functioneren. In België hebben ze bijvoorbeeld een Basisopleiding preventieadviseur die 6 opleidingsdagen duurt.

Rechtsbescherming

Een preventiemedewerker moet zijn taken zelfstandig en onafhankelijk kunnen uitvoeren. Een preventiemedewerker mag bijvoorbeeld niet benadeeld worden als hij arbo-knelpunten in het bedrijf aan de kaak stelt. De Arbowet geeft de preventiemedewerker rechtsbescherming. Dat houdt in dat de preventiemedewerker niet uit hoofde van een juiste taakuitoefening benadeeld mag worden. De werkgever kan de preventiemedewerker niet ontslaan zonder toestemming van de kantonrechter. Het betreft dezelfde rechtsbescherming als een ondernemingsraadslid (de Arbowet verwijst naar de Wet op de ondernemingsraden).

PR en status

Geef de preventiemedewerker bekendheid en besteed hier regelmatig aandacht aan. Zorg dat alle medewerkers, ook nieuwe medewerkers weten wie de preventiemedewerker is. Geef de preventiemedewerker status. Dit moet ook daadwerkelijk terug te zien zijn bij belangrijke beslissingen en in overlegstructuren, zoals structureel overleg met de diverse spelers als management en medezeggenschap. Zorg dat de preventiemedewerker betrokken is bij wijzigingen in de organisatie, in functies en/of in het gebouw. Geef de preventiemedewerker de mogelijkheid om zich bij te scholen en op de hoogte te blijven van ontwikkelingen. Zo krijgt de preventiemedewerker gezonde invloed: bij belangrijke beslissingen en bij twijfel over onveilige of ongezonde werksituaties kan men niet om de preventiemedewerker heen en bij vragen weet men hem te vinden.

De OR heeft een belangrijke rol

De OR heeft instemmingsrecht op regelingen inzake arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim. Belangrijke voorbeelden zijn de uitvoering van de RI&E, het plan van aanpak, het contract met de arbodienstverlener, arbovoorlichting en de invulling van de preventiemedewerker. De OR heeft dus veel invloed op arbozaken en op het takenpakket van de preventiemedewerker. En dat niet alleen: de OR heeft ook instemmingsrecht op de keuze en positie van de preventiemedewerker. Dit is expliciet opgenomen in de Arbowet. En dat is niet voor niets: de OR is een belangrijke samenwerkingspartner voor de preventiemedewerker en kan gezien de feeling met de werkvloer ook inschatten of de preventiemedewerker draagvlak geniet. Het komt erop neer dat de OR mede kan bepalen onder welke afdeling de preventiemedewerker valt en wie benoemd wordt als preventiemedewerker. Betrek de OR dus vroegtijdig bij het samenstellen van het profiel van de preventiemedewerker en bij het benoemen van (nieuwe) preventiemedewerkers.

De invulling van preventiemedewerkers: goed geregeld?

De Arbowet biedt dus ruimte voor een eigen invulling van de preventiemedewerker en voor maatwerk per bedrijf. Je moet een beetje zelf het wiel uitvinden en kijken wat het beste past bij de organisatie. Onderstaande vragen helpen in het denkwerk. Neem de vragen door om te checken hoe het gesteld is met de structuur en werkwijze van de preventiemedewerkers in jouw organisatie. Doe dit regelmatig en samen met de preventiemedewerker(s), de OR en eventuele andere spelers.

Vragen rol preventiemedewerker

Bevat de RI&E een gedegen beschrijving van de manier waarop de functie van de preventiemedewerker(s) het beste ingevuld kan worden?
Wordt de functie van de preventiemedewerker(s) in de praktijk ingevuld, zoals het in de RI&E is beschreven?
Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende duidelijk in een functie- of taakomschrijving beschreven?
Zijn er voldoende preventiemedewerkers?
Heeft de preventiemedewerker op papier én in de praktijk voldoende tijd om zijn taken uit te voeren?
Heeft de preventiemedewerker voldoende kennis en vaardigheden?
Is gedacht aan de rechtsbescherming. Met andere woorden: kan de preventiemedewerker zijn werkzaamheden in voldoende mate onafhankelijk uitvoeren
Wordt de preventiemedewerker door directie en management voldoende betrokken bij beslissingen met belangrijke arbogevolgen, zoals nieuwbouw, belangrijke investeringen en inkoop?
Is de preventiemedewerker voldoende bekend en toegankelijk voor de medewerkers?
Is er voldoende en zinvol overleg en contact tussen preventiemedewerker(s) en OR?
Is er structureel overleg en contact tussen preventiemedewerker(s) en de bedrijfsarts en/of andere gecertificeerde arbodeskundigen?
Is de preventiemedewerker zelf tevreden over zijn werk en de resultaten?
Is de preventiemedewerker tevreden over de voorwaarden waaronder hij moet werken?
Krijgt de OR een instemmingsaanvraag bij wijzigingen in taakomschrijving en regelingen rondom de preventiemedewerker?
Wordt het functioneren van de preventiemedewerker regelmatig en op een gedegen manier geëvalueerd?

Grijp de vragen aan om de preventiemedewerker(s) en de structuur regelmatig te evalueren en te blijven verbeteren. Je gaat dat vast merken: de kwaliteit van de RI&E’s en het totale arbobeleid zal verbeteren! Goede preventiemedewerkers zijn echt een vliegwiel. Wees dus zuinig op ze!