101 dingen waar de preventiemedewerker aan moet denken

Als preventiemedewerker zijn er een hoop taken waar je mee te maken krijgt. Welke zaken dienen hoog op de prioriteitenlijst te staan? En hoe geef je invulling aan deze taken in je dagelijkse werk als preventiemedewerker?

In je taakomschrijving of in je functieomschrijving als preventiemedewerker kunnen diverse taken zijn opgenomen. Sommigen daarvan staan letterlijk in de Arbowet, artikel 13 en artikel 5. Dit zijn o.a. de volgende taken:

• het adviseren en samenwerken met de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging (PVT) of belanghebbende werknemers;
• het adviseren en samenwerken met de bedrijfsarts, arbodienst en andere arbokerndeskundigen;
• de toegang van medewerkers tot een deskundige werknemer;
• het meewerken aan de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en de uitvoering van het bijbehorend plan van aanpak.

Samenwerken met de OR

In bedrijven met meer dan 50 medewerkers is er over het algemeen een OR. In organisaties met minder medewerkers kan er een personeelsvertegenwoordiging (PVT) aanwezig zijn. Op het gebied van arbeidsomstandigheden heeft een PVT dezelfde rechten als een OR. Als preventiemedewerker is het belangrijk om een goede relatie te hebben met de OR, juist omdat je beiden vanuit je wettelijke taak een bijdrage hebt te leveren aan een veilige en gezonde werkomgeving. Jij als preventiemedewerker vanuit de Arbowet en de OR vanuit de Arbowet en de WOR. Daar komt bij dat de OR vanuit de WOR een belangrijke bevoegdheid heeft op alle regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuim, namelijk het instemmingsrecht. Wanneer de bestuurder zijn voornemen hier niet op aanpast en de regeling doorzet, dan kan de OR juridische stappen nemen door naar de kantonrechter gaan.

De samenwerking met de OR kun je op verschillende manieren vorm geven. Belangrijk is om hierover in gesprek te gaan met de OR. Aandachtspunten voor de samenwerking met de OR zijn:

• Maak afspraken over de vaste frequentie, bijvoorbeeld elk kwartaal.
• Spreek af dat je als preventiemedewerker een deel van het overleg aanschuift zodat de OR zich eerst zelf kan voorbereiden op het gesprek.
• Maak afspraken over de agendapunten die worden besproken tijdens dit overleg, denk hierbij aan: de voortgang van het plan van aanpak van de RI&E, de analyse van de ongevallen en de maatregelen die op basis hiervan zijn genomen, beroepsziekten die zijn gemeld door de bedrijfsarts en overige onderwerpen die spelen op het gebied van veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting.
• Deel relevante informatie/documenten voorafgaand aan het overleg met de OR.

Het kan ook zijn dat de OR een eigen VGWM-commissie (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) heeft. De commissie kan ook een andere naam hebben, bijvoorbeeld Arbocommissie. Deze commissie houdt zich dan in opdracht van de OR bezig met alle thema’s op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. De commissie heeft ruimte om zich volledig te verdiepen in deze onderwerpen en is meestal adviserend aan de OR. Als preventiemedewerker kun je in deze situatie het beste aansturen om het bovenstaande overleg te voeren met deze VGWM-commissie.

Samenwerking met de bedrijfsarts/arbodienst

Vanuit de Arbowet is er sinds enkele jaren ook de verplichting voor de bedrijfsarts en voor de arbokerndeskundigen om nauw samen te werken met de preventiemedewerker. Meestal zijn hierover afspraken opgenomen in het contract met de arbodienst, bedrijfsarts en/of arbokerndeskundigen. Als preventiemedewerker zou je daarom altijd de beschikking moeten hebben over het huidige contract met de arbodienst of arbodienstverleners en bij voorkeur ook betrokken moeten zijn bij de procedure wanneer er een nieuw contract wordt afgesloten. Hierbij kun je als preventiemedewerker aansturen op een contract waarbij preventie meer centraal komt te staan in plaats van verzuim. 

Meer aandacht voor preventie start al bij het opnemen van structureel overleg tussen de preventiemedewerker en de bedrijfsarts. Ook hier is een vaste frequentie van 1x per kwartaal aan te raden zodat onderstaande onderwerpen besproken kunnen worden en vervolgacties kunnen worden ingezet. 
In dit overleg zijn de volgende thema’s van belang:
Wat zijn de werkgerelateerde oorzaken van verzuim volgens de bedrijfsarts?

• Welke adviezen heeft de bedrijfsarts om deze oorzaken aan te pakken?
• Heeft de bedrijfsarts beroepsziekten gemeld aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten en zo ja, welke?
• De RI&E en de voortgang van het plan van aanpak
• De uitvoering van diverse PAGO’s (periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek) op basis van de risico’s in de RI&E, eventueel aangevuld met een leefstijlcheck tot een PMO (preventief medisch onderzoek)

Dit overleg is daarnaast ideaal om te combineren met een bezoek van de bedrijfsarts aan de werkplek.

Het arbeidsomstandighedenspreekuur met de bedrijfsarts en toegang tot de preventiemedewerker

Sinds 2017 heeft elke medewerker op basis van de Arbowet weer recht op toegang tot de bedrijfsarts. Ook in het kader van het arbeidsomstandighedenspreekuur. En mocht de medewerker dit willen, dan moet dit anoniem kunnen, zonder dat de medewerker hierover zijn leidinggevende, HR e.d. hoeft te informeren. Ook dit moet opgenomen zijn in het contract met de bedrijfsarts of arbodienstverlener. Daarnaast heeft ook de preventiemedewerker de belangrijke taak om bereikbaar te zijn voor medewerkers met vragen over arbeidsomstandigheden. In artikel 5 van de Arbowet, over de RI&E, wordt ook aangegeven dat er aandacht besteed moet worden aan de toegang tot de deskundige medewerker/preventiemedewerker. Dat roept de vraag op, op welke wijze medewerkers worden geïnformeerd over wie de preventiemedewerker is binnen hun eigen bedrijf en voor welke vragen ze terecht kunnen bij hun preventiemedewerker.

Manieren om hier invulling aan te geven zijn bekendmaking via kanalen die gebruikelijk zijn binnen het eigen bedrijf zoals intranet of publicatieborden, of door regelmatig aan te sluiten bij werkoverleggen om te vragen hoe het gaat. Ook kun je als preventiemedewerker voorlichting geven over specifieke risico’s op het werk. Om jezelf en arbothema’s regelmatig onder de aandacht te brengen kun je bijvoorbeeld ook kiezen voor het publiceren van een blog elke maand over een actueel arbothema.

Borging van het plan van aanpak van de RI&E

Borging van de voortgang van het plan van aanpak van de RI&E is één van de belangrijkste taken om ook daadwerkelijk invulling te geven aan het arbobeleid van het bedrijf en te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor medewerkers. Uiteraard ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de werkgever. Vaak heeft dit helaas niet de meeste aandacht en prioriteit van een werkgever en worden de taken op het gebied van arbeidsomstandigheden volledig gedelegeerd naar de preventiemedewerker en HR. Het is daarom van belang dat je als preventiemedewerker overzicht hebt op de voortgang van het plan van aanpak en daarover in gesprek bent met de actiehouders die de taak hebben in het plan van aanpak om een maatregel uit te voeren. De werkgever kun je dan per kwartaal informeren over de stand van zaken met betrekking tot de voortgang. Mocht deze voortgang te wensen overlaten dan is het aan de werkgever om de actiehouders op hun taken in het plan van aanpak aan te spreken.

Zoals je net hebt gelezen heb je als preventiemedewerker de taak om de OR te informeren over de voortgang van het plan van aanpak. Ook de OR kan vanuit haar bevoegdheid de werkgever aanspreken op zijn verantwoordelijkheid voor het nakomen van de afspraken in het plan van aanpak van de RI&E. Ten slotte kan de voortgang van het plan van aanpak ook per kwartaal aan de orde komen in de gesprekken met de bedrijfsarts in relatie met de werkgerelateerde oorzaken van verzuim.

Van alle 101 dingen die je hebt te doen als preventiemedewerker hoop ik dat de bovenstaande zaken hoog op de prioriteitenlijst van je staan omdat ze naar mijn idee een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan een veiligere en gezondere werkplek voor iedereen.