Verzuimanalyse: wat kan wel?

Met de aanscherping van de regelgeving van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft een bedrijfsarts of arbodienst geen inzicht meer in het totale verzuim. Wat verandert er precies? Wat is de consequentie en wat kan er wel rondom een verzuimanalyse? Zodat het een instrument wordt voor de preventiemedewerker om samen met HR, gerichter met preventie aan de slag te gaan.

Bij veel organisaties werd door de werkgever aan de bedrijfsarts gevraagd een verzuimanalyse, managementrapportage of jaarverslag op te stellen. De bedrijfsarts genereerde de verzuimgegevens uit het medisch systeem en interpreteerde dit, samen met een Arbeids- & Organisatiedeskundige en/of andere collega’s. Met de aanscherping van de regelgeving (Autoriteit Persoonsgegevens) kan dit niet meer op deze manier. 
 
Wat is er veranderd?
De belangrijkste verandering heeft betrekking op het vastleggen van de persoonsgegevens van werknemers. Dit mag alleen wanneer zij daadwerkelijk een beroep doen op de dienstverlening van bedrijfsarts/arbodienst. Dit geldt dus eigenlijk alleen voor de medewerkers die uitgenodigd worden voor een (telefonisch) spreekuur of een medische keuring. Een automatische koppeling van alle personeelsgegevens en alle ziekmeldingen (vanaf de eerste ziektedag) kan en mag dus niet meer.
 
Wat is de consequentie?
Dit betekent dat de bedrijfsarts/arbodienst geen inzage heeft in het totale verzuim. Immers alle mensen die kort (en eventueel frequent) ziek zijn komen vaak niet in aanraking met de bedrijfsarts en die beschikt derhalve dus ook niet over deze verzuimgegevens. Het verzuimbeeld dat de bedrijfsarts heeft is alleen gebaseerd op de medewerkers die daadwerkelijk op het spreekuur geweest zijn. In de praktijk zijn dit dus vaak de langdurige verzuim casussen.
 
De bedrijfsarts kan uit zijn eigen systeem dus ook geen verzuimcijfers genereren, omdat de bedrijfsarts geen beschikking heeft over de kortdurende verzuimers. De meldingsfrequentie (het aantal keer dat iemand gemiddeld ziek is geweest in een periode) zal in het systeem van de bedrijfsarts niet kloppen (onderregistratie, omdat alleen de langdurige zieken in het medisch systeem staan). Hetzelfde geldt voor het verzuimpercentage en de verzuimduur. Ook hier is geen totaalbeeld van te geven omdat een deel van het verzuim niet in het medisch systeem zit. 
 
Indien de bedrijfsarts wel uitgaat van de eigen cijfers dan blijkt vaak dat de werkgever andere cijfers zelf beschikbaar heeft: ziekteverzuim is 4,8% versus 6,1% of de meldingsfrequentie is 0,4 versus 1,1. Dit geeft onnodige ruis en een discussie over de betrouwbaarheid van de verzuimcijfers. Indien de cijfers niet betrouwbaar zijn, betekent dit ook dat de adviezen vaak extra kritisch bekeken worden. Een discussie over betrouwbaarheid van cijfers moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Oftewel laat een bedrijfsarts geen eigen verzuimcijfers meer genereren.
 
Wat kan wel?
De werkgever kan en mag zelf wel verzuimcijfers en -statistieken genereren. Deze kan de werkgever vervolgens op groepsniveau aan de bedrijfsarts verstrekken zodat deze ze kan interpreteren. Dit kan voor de totale organisatie, maar ook voor afdelingen, functies of leeftijdsgroepen. Is de meldingsfrequentie bij alle afdelingen gelijk of is die bij een afdeling hoger? Zo ja, is er een verband te leggen naar het type werkzaamheden dat op een afdeling verricht wordt? Of naar gebouwaspecten, bijvoorbeeld (binnen)klimaat of tocht?
 
Analyse naar leeftijd
Ook een analyse naar leeftijd kan zinvol zijn. De cijfers van de werkgever kunnen vergeleken worden met algemene (theoretische) inzichten. Vaak is de meldingsfrequentie van jongeren hoger. Zij melden zich vaker, maar wel korter ziek. De meldingsfrequentie daalt naarmate de leeftijd stijgt. Het verzuimpercentage is juist andersom. Bij de jongeren het laagst en deze stijgt naarmate de leeftijd ook stijgt.  De kans op ernstige aandoeningen is groter; ouderen melden zich niet vaak ziek, maar als men uitvalt, is het vaak voor een langere periode.
 
Benchmarken van verzuimcijfers
Het is soms ook zinvol om de verzuimcijfers te benchmarken met branchecijfers of cijfers van het CBS. Hoe doet de werkgever het ten opzichte van de branche? Zeker als je over meerdere jaren analyseert, kan de trend van de werkgever vergeleken worden met de branche. Komt de verschuiving overeen of wijkt deze juist af? Indien dit laatste het geval is, zijn hiervoor verklaringen te geven?  Een reorganisatie? Toekomstonzekerheid? Hoge werkdruk? 
 
Vastgestelde diagnoses genereren
Aanvullend kan de bedrijfsarts dan uit het eigen (medisch) systeem de vastgestelde diagnoses genereren. De bedrijfsarts legt de diagnose vaak vast bij langdurig verzuim samen met een oorzaak (werk- of privégebonden, ongeval, e.d.). Ook deze kunnen op de verschillende onderdelen (afdeling, functie of leeftijd) worden geïnterpreteerd. Komen psychische klachten meer voor bij de kantoorafdelingen dan in de productieafdeling? Zo ja, waar ligt dan de oorzaak? Is het privé gerelateerd of werkgerelateerd?
 
Diagnosecodes
De volgende diagnosecodes zijn gebruikelijk:
 

De meest voorkomende diagnoses zijn psychische aandoeningen en ziekten van botspierstelsel en bindweefsel (oftewel klachten aan het houding- en bewegingsapparaat). Per branche verschilt uiteraard wel de volgorde. Een vergelijking met algemene inzichten is ook hier interessant. Bijvoorbeeld de toename van psychische klachten bij dertigers: komt dit ook bij de werkgever voor?
 
Advies op basis van verzuimcijfers, diagnosecodes en oorzaken
Op basis van de combinatie van verzuimcijfers met enerzijds de diagnosecodes en anderzijds de oorzaken kan een organisatieadvies worden gegeven met welke preventieve maatregelen wenselijk zijn om het ziekteverzuim te reduceren. Met misschien aanvullende aanbevelingen voor specifieke afdelingen, functiegroepen of leeftijdsgroepen. Hierdoor kan er echt gewerkt worden aan preventie. De verzuimanalyse wordt zo een instrument voor de preventiemedewerker om, samen met HR, gerichter met preventie aan de slag te gaan.