Focus op ziekteverzuim of op inzetbaarheid?

Een medewerker meldt zich ziek. Zijn collega loopt voor jouw gevoel de kantjes ervan af, zijn motivatie is duidelijk minder. Wat kun je doen als preventiemedewerker? In plaats van te focussen op ziekteverzuim kun je ook de aandacht op inzetbaarheid richten. Want een effectieve benadering van gezondheid gaat verder dan alleen medische aspecten. In een integrale benadering van gezondheid kunnen ook niet-medische zaken opgelost worden. Zoals conflicten, competentie- en functioneringsproblemen.

Bij gezondheid en ziekteverzuim denken veel managers en leidinggevenden direct aan de ziekmeldingen en de verhalen van en over medewerkers. Veelal zijn dit herkenbare verhalen zoals de volgende twee praktijksituaties:

Reorganisatie

Een medewerker loopt er al tijden wat vermoeid en gespannen bij. Zijn werkzaamheden zijn in verband met een reorganisatie drastisch gewijzigd. Je weet dat zijn nieuwe functie hem eigenlijk slecht bevalt, maar weet ook niet goed wat je er - gezien de omstandigheden – aan moet doen. Op een maandagmorgen belt zijn vrouw. “Hij ziet het niet meer zitten. Ik denk dat hij een tijdje rust nodig heeft. Hij is thuis al een tijdje niet te genieten”, zegt ze. “Hij wil voorlopig even geen contact.”

Motivatie

Een andere medewerker heeft moeite om uit bed te komen. Nadat de wekker is afgelopen, dommelt hij nog een paar keer rustig in tot hij ziet dat hij het opstaan niet langer kan uitstellen. Hij springt onder de douche, holt naar het station en mist de trein.... Dit gebeurt hem vaker. Als gevolg van het missen van de trein komt hij 20 minuten later op het werk. “Sorry, ik had weer eens vertraging!”, luidt zijn verklaring bij aankomst op het werk. Gedurende de ochtend is hij hard aan het werk. Tegen 12.00 uur begint zijn concentratie af te nemen. Hij haalt koffie en loopt even langs zijn collega op de financiële administratie, even bijkletsen. Om half één is het lunchpauze, officieel tot 13.00 uur. Eigenlijk te kort om ook nog even boodschappen te doen. Het loopt al gauw een dik kwartier uit... Niemand die er wat van zegt. Sterker nog: anderen doen het ook. ‘s Middags gewoon om 17.00 uur naar huis. “Ziezo, de dag zit erop!”.

Wat kun je doen?

In het eerste geval wordt een manager geconfronteerd met het telefoontje van de ziekmelding. De vraag die bij veel managers opkomt is: wat kun je vervolgens doen? Wat mag je ermee doen? Wanneer doe je er iets mee? Voor het tweede voorbeeld geldt de vraag: wat is er aan de hand? Waarom gedraagt iemand zich op deze manier? De belangrijkste vraag staat bij veel managers (nog) niet op het netvlies: Gaat het hier om (ziekte)verzuim of spelen er andere (belangrijkere) zaken? In de voorbeelden spelen meer factoren mee dan de medewerker die zich ziek voelt. Verminderde motivatie, onvoldoende competentie, slechte werksfeer, ontevredenheid. Behalve het verzuim en de hoge kosten die ziekte- en arbeidsverzuim met zich meebrengen, zijn er nog hogere kosten te melden. Namelijk kosten als gevolg van productiviteitsverlies! Genoeg redenen om serieus aandacht te besteden aan de verzuimproblematiek en deze integraal te benaderen.

Waarom een integrale benadering van gezondheid?

Ziekteverzuim is eigenlijk het topje van de ijsberg. Het grootste deel zit onder water. Het is opvallend te noemen dat de focus op verzuim vaak gericht is op het topje van de ijsberg. Medewerkers én leidinggevenden zoeken de verzuimoorzaak vaker dan nodig in medische aspecten. Vanuit de wetgeving mag dit eigenlijk niet. Toch gebeurt het soms.

Wat ook veel gebeurt is dat de bedrijfsarts wordt ingeschakeld. Hierdoor wordt de ziekmelding gemedicaliseerd. De focus op de medische klacht/aspecten leidt in veel gevallen tot oplossingen die geen echte oplossingen zijn, maar die soms zelfs schadelijk kunnen zijn voor individu en organisatie. Juist de andere factoren, de niet-medische oorzaken van verzuim, zijn beïnvloedbaar. Zeker voor de leidinggevende en de medewerker.

Wil een organisatie verzuim echt aanpakken, dan moet ook gekeken te worden naar onderwerpen zoals duurzame inzetbaarheid, productiviteit en motivatie. Het is daarbij belangrijk om de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers in beweging te krijgen.
De kosten van verminderde inzetbaarheid liggen niet alleen in het daadwerkelijke verzuim, maar ook in het ‘verborgen verzuim’. Mensen blijken in de aanloop naar hun verzuim steeds minder te presteren. Om die reden is een vroegtijdige signalering van werk-, privé en/of leefstijlproblemen van groot belang. Zeker nu medewerkers langer blijven werken. Medewerkers (en in het verlengde daarvan organisaties) kunnen het zich niet meer permitteren de tijd tot hun pensionering ongezond en minder productief uit te zingen.

Oftewel: een effectieve benadering van gezondheid gaat verder dan alleen medische aspecten. In een integrale benadering van gezondheid (integraal gezondheidsmanagement) kunnen ook niet-medische zaken opgelost worden. Zoals conflicten, competentie- en functioneringsproblemen.

Verzuim, inzetbaarheid, motivatie en arbeidsproductiviteit

De arbeidsproductiviteit wordt in belangrijke mate nadelig beïnvloed door een veelheid aan oorzaken:

beperkte motivatie van de medewerkers
lage kwaliteit van de arbeid
hoog ziekteverzuim
hoog verloop
mismatch tussen ambitie medewerkers en ambitie van de organisatie
ontevredenheid medewerkers
beperkte flexibiliteit van medewerkers en/of beperkte flexibiliteit in werkzaamheden
psychosociale effecten van de arbeid (werkstress, burn-out, conflicten, werkhouding, fysieke klachten)
privé problemen (scheiding, mantelzorg, schulden, ziektes)

Dit zijn voor HR en de preventiemedewerker belangrijke oorzaken om aan te werken. Uiteraard samen met de leidinggevende van de afdeling en de medewerkers zelf. Het is bijvoorbeeld belangrijk om samen te achterhalen waarom de motivatie of tevredenheid minder is. Daar kan dan mogelijk iets aan gedaan worden, waardoor uiteindelijk ook verzuim voorkomen kan worden. De preventiemedewerker of arbo-professional kan hier een rol in spelen door dit bijvoorbeeld goed mee te nemen in het arbobeleid of in de RI&E. Opvallende constateringen uit de verzuim- of verloopcijfers, bieden vaak ook aanknopingspunten om zaken op de werkvloer te verbeteren.

Drie niveaus gezondheid gerelateerde problemen

De aan gezondheid gerelateerde problemen manifesteren zich meestal op de volgende drie niveaus:

Afwezigheid medewerker
Op dit niveau spelen vraagstukken rondom de gezondheid van de medewerker een rol, tot uiting komend in een hoog ziekteverzuim. Vanuit medewerkersperspectief uit dit zich in het ziek voelen en het ervaren van een lage arbeidswaardering.
Mismatch tussen mens en werk
Hierbij gaat het om een mismatch tussen de medewerker en de positie binnen de organisatie. Deze mismatch kan het gevolg zijn van ontbreken van competenties/opleiding, slechte kwaliteit van de werkplekken, inefficiënt management, geen teamwork, etc. Het uit zich in ontevredenheid, lage toegevoegde waarde, conflicten, lage arbeidsproductiviteit en kwaliteitsproblemen.
Motivatie medewerker
Wanneer perspectief en motivatie ontbreken kunnen burn-out, verloop, ontevredenheid, conflicten, verzuim en dus een lage arbeidsproductiviteit optreden.

Strategie per categorie medewerker

Het is wenselijk om een onderscheid te maken in de volgende vier categorieën medewerkers en de daaraan gerelateerde strategieën:

De medewerkers die niet aanwezig zijn (ziekte, verlof, opleiding)

Om die beter inzetbaar te maken moeten maatregelen genomen worden gericht op het terugdringen van ziekteverzuim (demedicaliseren, benadrukken eigen verantwoordelijkheid medewerkers, betrokken en activerend leidinggeven). Daarmee ontstaan er mogelijkheden om een daadwerkelijke bijdrage te leveren aan de organisatie.

2. De medewerkers die niet (volledig) inzetbaar en minder productief zijn

Om deze groep medewerkers beter inzetbaar te maken, moeten maatregelen genomen worden die er op gericht zijn de match tussen de medewerkers en het werk te vergroten. Verminderde inzetbaarheid kan aan de kant van de medewerker worden veroorzaakt door het ouder worden, het ontbreken van competenties, blokkades door in het verleden opgelopen trauma’s of door onvoldoende opleiding/training. Vanuit de organisatiekant is het van belang om het arbeidsproces zodanig in te richten dat een goede match ook daadwerkelijk gemaakt kan worden. Vraagstukken die hier spelen zijn gerelateerd aan het in-door-out principe. Welke medewerkers halen we in huis, hoe gaan we om met opleiding en training, plaatsing in teams en doorstroming in de organisatie. Maar ook: wat doen we als medewerkers niet meer volledig matchen met de huidige functies.

3. De medewerkers die aanwezig, inzetbaar, maar onvoldoende productief zijn

Deze medewerkers zijn aan het werk. Er is daarnaast een goede fit tussen het werk en competenties van de medewerkers aanwezig. Toch zijn er factoren die er voor zorgen dat deze medewerkers niet volledig productief zijn. Deze moeten worden gezocht bij de medewerkers zelf (mismatch tussen persoonlijke ambities, toekomstplannen, privéomstandigheden, innerlijke drijfveren en het feitelijke werk). Of bij de organisatie die onvoldoende is ingericht om de medewerkers perspectief te bieden en motiveren. Aan de organisatiekant spelen daarbij onderwerpen zoals beloning, loopbaanontwikkeling, vakinhoudelijke verbreding of verdieping, leiderschapsstijlen en sfeer binnen de afdelingen. Een belangrijke aanvulling vormt het begrip 'intern arbeidsverzuim'. Hierbij gaat het om mensen die zich niet ziek melden, maar ook niet productief zijn. Te denken valt aan: te laat komen, te vroeg weggaan, langer wegblijven bij bezoek aan tandarts, pauzes rekken, net doen alsof men aan het werk is, in-effectief vergaderen, etc.

4. De medewerkers die aanwezig, inzetbaar en productief zijn

Deze medewerkers leveren een maximale bijdrage aan de organisatie. Ze zijn aanwezig op het werk, hebben de competenties en opleiding die nodig zijn om het werk goed uit te voeren en ondervinden perspectief en uitdaging binnen hun functie. Daarbij worden ze gefaciliteerd door een organisatie die ervoor zorgt dat ze niet terugvallen in een voorgelegen groep.

Integrale benadering van gezondheid is aandacht voor vitaliteit en levensfasen

Om gezondheid te bevorderen, zal integraal gekeken moeten worden naar de medewerker. Welke ambities heeft iemand? Wat motiveert hem? Hoe vitaal is hij? In welke levensfase bevindt hij zich? Indien de manager hier inzicht in heeft en het werk kan aanpassen aan deze aspecten, kan de medewerker optimaal ingezet worden, waardoor sprake is van een productieve medewerker. Indien hier geen rekening mee gehouden wordt en afwijkend gedrag ‘gedoogd’ wordt, kan dit betekenen dat de medewerker terugvalt naar categorie 1, 2 of 3.

Eigen verantwoordelijkheid medewerker

Gezondheidsbevordering komt niet alleen vanuit de leidinggevende. Ook de medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld ten aanzien van leefstijl. Acties van managers en leidinggevenden moeten gericht zijn op het bevorderen van bewustzijn en de eigen verantwoordelijkheid enerzijds en het faciliteren van leefstijlverandering anderzijds.

Het bespreekbaar maken van leefstijl, levensfasen, maar ook andere onderwerpen zoals scholing en doorgroeimogelijkheden moet niet eenmalig zijn. Het is belangrijk dat de manager de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers stimuleert, maar tegelijkertijd ook zorgt dat de verschillende onderwerpen periodiek terugkomen in werkoverleggen en individuele gesprekken. De preventiemedewerker kan de onderwerpen weer terug laten komen in de RI&E, het PMO/PAGO en het arbobeleid.

Focus op verzuim of inzetbaarheid of juist productiviteit?

Als iemand verzuimt is hij niet inzetbaar. Momenteel ligt de focus van managers veel op het verzuim. “Mijn ziekteverzuim is wel 6%.” Managers kunnen ook naar de andere kant kijken: 6% verzuimt, 5% heeft verlof (studieverlof, vakantieverlof, zorgverlof, etc.), dus 89% van de medewerkers is inzetbaar en aanwezig. Oftewel is het glas half vol of is het glas half leeg? Het resultaat is hetzelfde maar de benadering verschilt aanzienlijk.

Teveel aandacht van managers gaat uit naar de paar procent die afwezig is (“90% van mijn tijd gaat naar de 10% zieke en/of disfunctionerende medewerkers”). Blijkbaar is verzuim belangrijk, vervolgens wordt gefocused op de inzetbaarheid, maar de productiviteit komt niet terug. “De mensen zijn er wel, maar is men ook daadwerkelijk productief?” Momenteel gaat nog te weinig tijd en aandacht uit naar de productiviteit van de inzetbare mensen.