Ongewenst gedrag, de Wet en de preventiemedewerker

In mei 2014 heeft het ministerie van SZW de aftrap gemaakt met het programma Duurzame Inzetbaarheid. Dit jaar staat de aanpak van werkstress centraal en in 2015 en 2016 staan de overige onderdelen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) op de agenda. In 2015 komt het thema ‘Agressie, geweld en intimidatie’ erbij en in 2016 ligt de nadruk op de preventie van pesten, discriminatie en seksuele intimidatie.

Wat draag jij bij aan het beleid rond ongewenst gedrag in je organisatie?

Pesten en treiteren op het werk maakt ziek!
In zijn kamerbrief van 13 mei jl. over het programma Duurzame Inzetbaarheid waarschuwt minister Asscher opnieuw voor werkstress. Hij wijst erop dat 15 % van de werknemers in ons land te maken heeft met pesten en treiteren en ander ongewenst gedrag door collega’s en leidinggevenden. Hij wil dat werkgevers en werknemers dit taboe bespreekbaar maken en hier iets tegen doen. Hij geeft o.a. aan dat er onnodig veel mensen blijvend ziek worden van pesten, treiteren en andere ongewenste omgangsvormen op de werkvloer.

Aanknopingspunten in de arbowetgeving

De Arbowetgeving biedt diverse aanknopingspunten om ongewenst gedrag als preventiemedewerker/arbospecialist op de agenda te zetten:

Arbobeleid

Arbowet, artikel 3, lid 2: De werkgever voert, binnen het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid, een beleid gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting.

Inventarisatie en evaluatie van risico’s

Arbowet, artikel 5, lid 1: Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt de werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. Deze risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) bevat tevens een beschrijving van de gevaren en risicobeperkende maatregelen.

Voorlichting en onderricht
Arbowet, artikel 8, lid 1: De werkgever zorgt ervoor dat de werknemers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s, alsmede over de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s in te perken.

Ongewenst gedrag als onderdeel van de RI&E
In de praktijk blijkt dat in veel organisaties de risico’s van ongewenst gedrag, samen met de overige onderwerpen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), weinig aandacht krijgen in de RI&E. De oorzaak hiervan is wellicht dat de RI&E vaak wordt uitgevoerd aan de hand van vragen die met name gericht zijn op veiligheid en gezondheid, door mensen die PSA een lastig onderwerp vinden. Naast een rondgang wordt in sommige organisaties een aantal medewerkers geïnterviewd die een afspiegeling vormen van de organisatie. Bij het thema ongewenst gedrag komt men vaak niet verder dan aan te geven of er wel/niet vertrouwenspersonen en een klachtencommissie aanwezig zijn binnen de organisatie en dat deze wel/niet bekend zijn bij de medewerkers.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek
De vraag of medewerkers in de eigen organisatie daadwerkelijk last hebben van ongewenst gedrag blijft hierin onbeantwoord. Het antwoord hierop kan alleen worden gevonden door alle medewerkers de mogelijkheid te geven anoniem aan te geven of ze de afgelopen tijd te maken hebben gehad met ongewenst gedrag. Medewerkers zullen hier alleen een antwoord op geven als ze zich voldoende veilig voelen en het idee hebben dat er ook daadwerkelijk iets met de resultaten van de RI&E wordt gedaan. In sommige organisaties wordt dit onderdeel opgenomen in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Belangrijk is dan dat het thema ongewenst gedrag goed aan de orde komt in het MTO en dat de resultaten meegenomen worden in het plan van aanpak. In beide gevallen liggen hier uitdagingen voor de preventiemedewerker/arbospecialist. In het eerste geval door de uitvoering van de RI&E dusdanig in te richten dat elke medewerkers de mogelijkheid krijgt om een vragenlijst in te vullen waarbij de anonimiteit is gewaarborgd en in het tweede geval door een goede afstemming met de HR-afdeling om het MTO op te plussen met een goede vragenset over PSA en het gezamenlijk uitvoeren van dit onderdeel van het plan van aanpak. Met uiteraard aandacht voor preventief en curatief beleid zoals hieronder beschreven.

Preventief beleid - vier voorwaarden voor een veilige bedrijfscultuur

1. Preventief beleid start met het uitdragen van het belang van een veilige bedrijfscultuur waarbij ongewenst gedrag niet wordt getolereerd. Dit houdt in dat de directie hierin het voortouw neemt en samen met het management en de leidinggevenden het goede voorbeeld geeft.
2. Leidinggevenden moeten zijn/worden getraind in het signaleren van ongewenst gedrag en in het aanspreken van medewerkers die het niet zo nauw nemen met waarden en normen.
3. Het beleid en de uitdragers van het beleid moeten glashelder zijn over wat als ongewenst gedrag gezien wordt in de organisatie. Medewerkers moeten te allen tijde weten waar de grens van ongewenst gedrag wordt overschreden. Als niet duidelijk is waar deze grenzen liggen dan kunnen medewerkers hier ook niet op worden aangesproken.
4. Tenslotte is het van belang dat binnen de hele organisatie consequent wordt gecommuniceerd over de gewenste bedrijfscultuur.

Naast het bespreekbaar maken van gewenst gedrag zijn ook technische en organisatorische maatregelen te nemen om ongewenst gedrag te voorkomen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn bijvoorbeeld voldoende verlichting op parkeerplaatsen en in parkeergarages, naar sekse gescheiden toiletten en kopieerapparaten in open ruimten.

Een veilige bedrijfscultuur vraagt dus draagvlak bij directie, ondernemingsraad, de HR-afdeling, vertrouwenspersonen en de medewerkers.

Beleid na ongewenst gedrag, van signaleren tot sancties
Wat te doen bij ongewenst gedrag? De aanpak van ongewenst gedrag start bij het vroegtijdig signaleren van dit gedrag en bij het registeren en analyseren van incidenten. Leidinggevenden en de vertrouwenspersonen hebben hierin een belangrijke rol.

Vertrouwenspersoon en bedrijfsarts
Voor medewerkers die te maken hebben gehad met ongewenst gedrag is het belangrijk dat ze hun verhaal kwijt kunnen. Laagdrempelige interne en/of externe vertrouwenspersonen waar de medewerkers vertrouwen in hebben vormen hiervoor de basis, aangevuld met de mogelijkheid om zelfstandig gebruik te kunnen maken van het arbeidsomstandighedenspreekuur van de bedrijfsarts.

Klachtenprocedure

Naast een vertrouwenspersoon is een heldere klachtenprocedure bij ongewenst gedrag noodzakelijk. In een dergelijke procedure staat vermeld welke stappen er moeten worden genomen vanaf het melden van de klacht. De klacht wordt meestal gemeld bij een vertrouwenspersoon. Daarna kan de klager besluiten om een schriftelijke klacht in te dienen bij de klachtencommissie. De voorzitter van de klachtencommissie neemt contact op met de klager en nodigt de klachtencommissie uit voor een zitting. Er kunnen meerdere besloten zittingen plaatsvinden. Hierin worden de klager en de aangeklaagde apart van elkaar gehoord. Van de zittingen wordt door de secretaris van de klachtencommissie een verslag gemaakt en de klager, aangeklaagde en eventuele getuigen ondertekenen hun gedeelte voor gezien en waar. De klachtencommissie neemt een besluit en legt dit schriftelijk vast. Op basis van dit besluit adviseert de klachtencommissie de directie over de te nemen maatregelen. Deze maatregelen kunnen genomen worden in de vorm van sancties zoals een schriftelijke berisping, een schorsing of een overplaatsing.
Om als organisatie zicht te houden op het gevoerde beleid brengt de secretaris van de klachtencommissie jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit aan de directie en de ondernemingsraad over het aantal en de aard van de behandelde klachten en de uitspraken.

Conclusie

Het voorkomen van ongewenst gedrag start bij het erkennen van het belang hiervan en het creëren van draagvlak hiervoor binnen de hele organisatie. Een goede RI&E met hierin aandacht voor het inventariseren van de risico’s van ongewenst gedrag kan hieraan een grote bijdrage leveren. Hierbij geholpen door de aandacht die het ministerie van SZW de komende jaren aan dit thema geeft.
Met een goed plan van aanpak waarin zowel preventieve als curatieve maatregelen zijn opgenomen kunnen we gezamenlijk een bijdrage leveren aan het terugdringen van het verzuim door ongewenst gedrag en aan het creëren van organisaties waar het voor iedereen prettig werken is.