Van werkdruk naar werkplezier

Een beetje minder werkdruk en wat meer werkplezier. Wie wil dat niet? Maar in de praktijk blijkt het lastig te zijn om werkdruk duurzaam aan te pakken. Hoe dat komt en wat eraan te doen valt leest u in dit artikel. Ook komen succesvolle voorbeelden aan de orde.

Is werkdruk gezond of ongezond?
Werkdruk is ongezond als het vaak of langdurig leidt tot stressreacties. Bij stress gebeuren er allerlei reacties in het lichaam die het lichaam gereed maken om in actie te komen. In de natuur heet dat de ‘fight or flight reaction’: vechten of vluchten. Als we in de oertijd schrokken van een groot dier maakte die stress ons gereed om heel hard weg te kunnen lopen of heel sterk te worden. Stress was nodig om te overleven. In onze cultuur is steeds terugkerende stress ongezond. Omdat we het niet meer met vechten en vluchten gebruiken. We hopen de stresshormonen op in ons lichaam en dat is op termijn dodelijk vermoeiend. ’s Avonds te moe om nog iets anders te doen is een bekende reactie van medewerkers met te veel stressreacties. Maar ook het immuunsysteem is door stress minder sterk en recent is wetenschappelijk aangetoond dat stress de kans op hart- en vaatziekten vergroot. En ook ligt een burn-out op de loer bij langdurige stress.

Lastige aanpak
Stress, psychosociale arbeidsbelasting of werkdruk aanpakken blijkt vaak erg lastig. De discussies over definities en interpretaties van onderzoeken lijken eindeloos en het ontbreekt te vaak aan daadkracht om gerichte oplossingen te bedenken. Veel organisaties verslikken zich in het onderwerp en komen terecht in een klaagzang, blijven hangen in ‘praten over’, of nemen een paar cosmetische maatregelen, zoals ‘werkdruk wordt een vast punt van het werkoverleg’. Dat stopt na een paar maanden omdat het weer een klaagzang wordt.

Energiebronnnen en energievreters
Maar het kan ook anders en eenvoudiger. Geen moeilijke woorden, praktisch, oplossingsgericht en toch goed onderbouwd. Wetenschappers onderzochten de balans tussen energiebronnen en energievreters in het werk. Iedereen heeft beiden. Als de balans doorslaat naar de energievreters is de kans groot dat je stress ervaart. En als je meer energiebronnen ervaart heb je al snel meer werkplezier. De meest simpele oplossing is dan ook om in situaties waar te hoge werkdruk is de balans tussen energiebronnen en energievreters te veranderen. Dat kan individueel, in (coachings)gesprekken, in een team, of in een hele organisatie.

Vier wegen naar balans 
Er zijn vier wegen die de balans kunnen verbeteren:

1. Energievreters die niet te beïnvloeden zijn accepteren 
Wat aandacht krijgt groeit. Dus als je veel aandacht geeft aan energievreters in een organisatie die je toch niet kan beïnvloeden, neemt je stress ook toe. Het gaat namelijk niet om de werkelijke energievreters, maar om de mate waarin medewerkers, teams en organisaties ze ervaren, zoals bijvoorbeeld in een organisatie waar een klaagcultuur heerst.

2. Energievreters die wel te beïnvloeden zijn aanpakken 
En wellicht kun je er zelfs een energiebron van maken. Een voorbeeld ter illustratie. In sommige organisaties is werkoverleg een energievreter. Een overlegcultuur, die te weinig resultaat oplevert. Vergaderingen die te laat beginnen, of waarvan je slechts een klein deel een inbreng hebt, notulen die te laat komen en collega’s die de afspraken van de vorige keer niet zijn nagekomen. Zo kun je van alles bedenken. Als je met elkaar aan de slag gaat om het anders te doen, kan vergaderen weer effectief en plezierig worden. Niet door alles tegelijk te veranderen, maar wel gericht op stappen vooruit. Hoe zou het bijvoorbeeld zijn als je bij de helft van de vergaderingen niet meer aanwezig bent en die vergaderingen die overblijven gaan twee keer zo snel met twee keer zo veel resultaat? De essentie is dat je met elkaar stappen zet die passen en een duurzaam effect hebben.

3. Meer aandacht geven aan bestaande energiebronnen
Ons werk zit vol met energiebronnen, alleen als de werkdruk hoog is en de energievreters overal aanwezig zijn nemen we niet meer de tijd voor die energiebronnen, of ‘zien’ we ze niet meer. Stel dat we de tijd nemen voor een cliënt, of een collega een energiebron is. Maar de werkdruk zo hoog is dat je daar géén tijd meer voor neemt. En je doet datzelfde ook met andere energiebronnen. Je kunt je voorstellen dat je balans tussen energiegevers en energievreters dan snel naar de verkeerde kant doorslaat. Het gaat daarbij niet om de absolute tijd die je besteedt aan je energiebronnen, maar de kwaliteit en aandacht. Even een kop koffie met een collega, of samen met elkaar een resultaat vieren hoeft niet heel lang te duren en kan veel energie geven.

4. Nieuwe energiegevers toevoegen
En er zijn energiegevers die niet of nauwelijks gebruikt worden. Hoeveel complimenten heb jij gekregen vandaag? En hoeveel heb je er zelf gegeven? Uit onderzoek blijkt dat we 85% van onze feedback geven aan zaken die niet goed gaan en slechts 15% aan zaken die wel goed gaan. Het is een kwestie van geven en ontvangen. Mensen die veel complimenten geven krijgen er ook veel. Wat je hier mee kunt? 'Geef minimaal drie complimenten per dag’, of ‘begin een overleg met een rondje complimenten', iedereen geeft bijvoorbeeld zijn buurman een gemeend compliment bij aanvang van een bespreking. Er zijn ook andere energiebronnen denkbaar die we niet of nauwelijks ervaren. Hieronder een paar om te prikkelen.
In hoeverre sta je aan het eind van je werkdag bewust stil bij alles wat je die dag gedaan hebt. En durf je fouten ook te zien als energiebron? Zonder fouten leren we niet. Denk maar aan de manier waarop je hebt leren lopen: met vallen en opstaan.

Veranderen van stress gaat van binnen uit
Om te veranderen zijn vijf strategieën in te zetten:
1. vanuit autoriteit, zoals afdwingen vanuit hiërarchie
2. door te dreigen of te bestraffen, zoals de inspectie SZW
3. door om te kopen, bijvoorbeeld met bonussen
4. door het geven van goede informatie en elkaar te verleiden om die te gebruiken
5. door goed leiderschap, waarbij doelen, voorbeeldgedrag en inspiratie belangrijk zijn.

De eerste drie strategieën worden het meest toegepast, terwijl hun duurzaamheid het minste is. Want als de autoriteit (1), dreiging (2) of prijs (3) wegvalt valt de motivatie voor toepassing ook weg. Informeren (4) werkt alleen zolang de informatie relevant is en er voldoende stimulans is om die informatie te gebruiken. Bij leiderschap (5) gaat de weg via leiders die op een natuurlijke manier zorgen dat verandering plaats vindt. Verandering van werkdruk naar werkplezier werkt alleen goed van binnenuit. Dit zijn veranderingen die je niet kunt opleggen (strategie 1, 2, en 3), ondersteund met KPI’s, 'smart' doelen, pops, procedures en richtlijnen, TBV etc.

Niemand denkt als hij maandag op de werkplek komt ‘vandaag ga ik de richtlijn die gaat over minder stress toepassen en kijken welke acties ik daarvoor uit ga voeren’. In plaats daarvan gaan medewerkers en leidinggevenden met elkaar aan de slag, laten zich meeslepen door wat op hun afkomt en proberen daar het beste van te maken. In die dynamiek is het de uitdaging om te zorgen dat dat leidt tot minder stress. Strategie 4 en 5 helpen hierbij het beste.

Voorgezet werkplezier
Een goed voorbeeld van een sector die op basis van energiebronnen en energievreters van binnenuit werkt is het voortgezet onderwijs. Www.voortgezetwerkplezier.nl beschrijft de aanpak, biedt de werkvormen en stimuleert organisaties om ermee aan de slag te gaan. Louis Thijssen, VO-consultant Arbo-VO zegt hierover: 'met Voortgezet Werkplezier doorbreek je vicieuze cirkels. Want als je doet wat je altijd hebt gedaan, zul je krijgen wat je altijd hebt gekregen’.

Voortgezet werkplezier is een aanpak die niet gaat over de inhoud, maar over het proces. En het is een constructieve aanpak. Een van de deelnemers zegt daarover: ‘de (h)erkenning van ervaren werkdruk was fijn, maar nog prettiger vond ik het dat we niet bleven steken in klaagzangen, maar dat er heel veel positieve punten naar voren kwamen. Het is naar mijn weten de eerste aanpak die de leerkracht en dus daarmee ook het onderwijs, echt centraal stelt!’

Conclusies
Een aanpak om van werkdruk naar werkplezier te komen kan alleen duurzaam werken als hij van binnenuit komt, zodat hij ook echt van de mensen is. Dat kan op ieder niveau in de organisatie; van managementteams en afdelingen tot een individuele medewerker.

Huub Pennock Eur. Erg. werkt als trainer en adviseur bij Ergo-balans en De Goede praktijk.