In de auto, tijdens het koken, op de wc; het is heel normaal over overal je telefoon in je handen te hebben. Dit digitale tijdperk heeft veel voordelen, maar zeker ook nadelen. Altijd en overal online zijn heeft invloed op onze gezondheid en kan leiden tot een burn-out. Hoe je dat voorkomt? Met een digitaal dieet.
Het is fantastisch om overal en altijd bereikbaar te zijn. De evolutie van technologie stelt de mens in staat om meer informatie te krijgen en te verwerken in kortere tijd. Tegelijkertijd kunnen we overal en altijd bereikbaar zijn. De toenemende snelheid waarmee informatie in dit digitale tijdperk wordt voorgeschoteld is echter ook een uitdaging en kan een gevaar voor ons welzijn geven, bijvoorbeeld:
· Informatie-overload en stress
· Negatieve impact op productiviteit en efficiëntie
· Afleiding van het échte werk
· Impact op veiligheidsgedrag door verminderde concentratie en focus
· Verhoogd ziekteverzuim door onder andere burn-out
Altijd online zijn veroorzaakt onrust
Onze manier om met digitaal werken en communiceren om te gaan, ons communicatie gedrag, kan brandstof zijn voor onrust, stress en zelfs burn-out. Een voorbeeld:
Nog niet zo lang geleden nam ik mijn smartphone om te kijken hoe laat het was. Ik zag dat er een sms’je was gekomen van mijn collega met de vraag waar precies de vergadering doorging. Ik ga naar mijn agenda, vind het daar niet en zoek in mijn e-mails. Nog voor ik de e-mail heb gevonden die me de juiste informatie geeft, heb ik de drie nieuwe e-mails doorgenomen en zelfs op eentje geantwoord. Een kwartier later besef ik dat ik nog moet antwoorden op het sms’je van mijn collega!
Digitale communicatie: bron van frustraties?
Het meest gebruikte digitale communicatiemiddel is e-mail. Helaas staat e-mail steevast op nummer één wanneer werknemers worden bevraagd naar de grootste bron van stress op het werk. 21% van de ondervraagden heeft moeite om hun inbox onder controle te krijgen, 25% voelt zich verplicht om steeds bereikbaar te zijn en 30% voelt zich verplicht om instant op e-mail te antwoorden. [1]
Pop-ups en piepjes
E-mailprogramma’s werden ook steeds uitgebreider in functionaliteiten. Daar waar het oorspronkelijk enkel het delen van korte berichten was van een naar meerdere personen, kwam er de uitwisseling bij van grote documenten, planning, agenda’s, enz. Daarnaast ontstonden er ook allerlei snufjes om toch maar geen e-mails te missen: pop-up's op je scherm, geluidjes en last but not least de mobiele e-mail door de evolutie van GSM naar Smartphone. E-mail leidt ook tot spontaan contactverlies tijdens face to face contacten.
Geen mail in het weekend
Sommige bedrijven nemen maatregelen om impact van e-mail op welzijn van de medewerkers te verminderen. Het ICT-bedrijf Atos bant e-mail voor interne communicatie. Het communicatiebedrijf Deutsche Telecom sluit hun professioneel netwerk af voor haar medewerkers in het weekend. Een uur na werktijd kan niemand meer bij zijn mail en managers mogen hun personeel niet meer bellen in het weekend. Ook Volkswagen, E.on, en BMW troffen maatregelen om hun personeel te beschermen tegen te veel e-mails.
Weg concentratie
Het lezen van onbenullige mails blijkt ook funest te zijn voor de concentratie op de werkplek. Zo blijkt het 64 seconden te duren om terug met een opdracht verder te gaan na het lezen van zo'n mail. Door je e-mail gedrag te observeren:
· Zie je in hoe dikwijls je activiteiten onderbreekt om e-mails te checken.
· Besef je hoe vaak je zo je focus ontneemt van de dingen die je echt hoort te doen.
Een veel gemaakte fout die leidt tot communicatiestoornissen en ergernissen, is asynchrone communicatie synchroon gebruiken. Zo gaat iemand een e-mail versturen en 10 minuten later per telefoon vragen of de email is toegekomen en of er dringend een antwoord kan terug gestuurd worden.
|
Het verschil tussen synchrone en asynchrone communicatie E-mail, chat, sms zijn typisch asynchrone communicatie middelen. De verzender van de boodschap weet niet wanneer de boodschap effectief de ontvanger bereikt, wanneer de boodschap wordt gelezen, verwerkt, beantwoord. Bij synchrone communicatie zoals telefoneren, een live-gesprek en videocommunicatie is de uitwisseling synchroon, direct en instant. Vele frustraties worden veroorzaakt door bijvoorbeeld e-mail te gebruiken als een synchroon communicatiemiddel. |
Stoorzenders
Vaak kunnen we de mogelijkheden van onze technologie en de digitale communicatie niet weerstaan. Het internet en de technologische opties van deze tijd bieden veel verleiding tot afleiding. Deze stoorzenders of afleidingen verhinderen dat je de geplande en onverwachte to-do’s effectief en efficiënt kan uitvoeren.
Stoorzenders kunnen onder andere zijn:
- e-mails
- bezoekers
- telefoon
- korte ad-hocmeetings
- sms
- chat
- verleiding van sociale media
Stoorzenders, een gebeurtenis door iets of iemand, zorgen ervoor dat je uit je concentratie gehaald wordt. Meestal schuiven we direct de schuld op die stoorzender. Toch zijn er heel veel stoorzenders die we zelf onder controle kunnen brengen. Door planning, door afbakening van jouw werkruimte en door communicatie naar je omgeving kan je die afleiding beperken.
Planning is een cruciaal element om afleiding te voorkomen. Je agenda enkel gebruiken voor afspraken met derden en daarnaast een to-do lijstje hanteren voor eigen taken, zorgt tevens voor een gevoel van tijdtekort. Door de to-do’s niet mee in te plannen worden ze vaak niet of half uitgevoerd.
Onlangs deed iemand zijn beklag over zijn werkdag. Moe en onvoldaan was de man thuis gekomen, het gevoel dat hij niks had gedaan, geen werk had verzet. En toch had hij geen moment rust gehad. Een korte terugblik op zijn dag bracht al gauw de oorzaak aan het licht. Te veel stoorzenders hadden de man totaal uitgeput, van zijn focus afgebracht. Alles had zijn energie opgeslorpt en er was energie noch tijd meer over om het echte werk te doen.
Vind jouw balans tussen on- en offline werken en communiceren
Het is essentieel dat een goede balans wordt gevonden tussen on- en offline werken en communiceren. De mogelijkheden van dit digitale tijdperk geven ons dus bijna letterlijk vleugels. De snelheid waarmee we kunnen communiceren en informatie delen is fantastisch. Het feit dat we zowat iedereen kunnen bereiken geeft ons mogelijkheden om meer te doen in korte tijd, laat onze business draaien.
Het sleutelwoord is kiezen!
Wanneer we een communicatieverzoek ontvangen:
· de telefoon rinkelt
· een e-mail verschijnt in onze inbox
· een sms licht op
weet dan dat we zelf kunnen beslissen of we dit verzoek onmiddellijk inwilligen of niet. Te vaak nemen we die telefoon op vanuit automatisme, vanuit plichtsbesef, misschien vanuit een overtuiging dat je verwacht wordt dit te doen. Onuitgesproken en onduidelijke verwachtingen leiden vaak tot automatisch gedrag zoals altijd de telefoon opnemen als hij afgaat. En zelfs verder: zorgen dat je zeker altijd de telefoon hoort. Gaan we nog een stap verder dan leidt dit tot schuldgevoel, angst en dus stress. En dus ook hier tot een afhankelijkheid van, in dit geval, je telefoon.
De macht en de kracht om te veranderen ligt voor het grootste gedeelte bij jou: het sleutelwoord is keuze. Digitale detox is een hulpmiddel om efficiënt en productief te leren werken, op een veilige en gezonde manier, en het levert een bijdrage aan een fijne bedrijfscultuur. Het is een methode om de ideale balans te vinden tussen on- en offline werken en communiceren in lijn met missie en visie van afdeling en/of bedrijf, persoonlijke waarden en normen. Het is een middel om het welzijn van de werknemers te verbeteren.
Vijf tips voor digitaal comfort
Hier zijn vijf eenvoudige en direct toepasbare tips die jou kunnen helpen om meer digitaal comfort te creëren , en dus efficiënter en minder stressvol te werken.
Tip 1
Zet al je alarmen, lichtjes, tellers en bliepjes af. Kies zeer bewust voor wat je wél een alarm wil.
Tip 2
Plan het verwerken van email in je agenda, bepaal dit in functie van je werk. Plan eigen tijd, baken je werk af waar mogelijk.
Tip 3
Bevraag jezelf of het digitaal communicatiemiddel dat je wil gebruiken, wel de juist vorm is. Kan je ook bellen of langs gaan? Is een voicemail beter of toch email?
Tip 4
Minder email krijgen is minder email versturen. Limiteer mensen in cc. Gebruik geen reply-all, maar kies bewust : Wie heeft er baat bij om dit te lezen?
Tip 5
Wees zeker dat de verwachting van digitaal communiceren gekend zijn binnen je afdeling, bedrijf. Communiceer over communicatie.
Als afsluiter, een gouden tip:
