Scrummen: een stuk effectiever dan een heidesessie

Hoe gaan organisaties om met duurzame inzetbaarheid? De serie Duurzaam inzetbaar geeft een idee. Deze editie vertelt Eric Damhuis, directeur van Brain of buildings hoe zijn dagelijkse scrumsessies bijdragen aan een transparante organisatie waar werknemers focussen op hun sterke punten en hulp vragen bij zwakke punten.

Brain of buildings is een ingenieursbureau gespecialiseerd in integraal ontwerp en het managen van complexe projectomgevingen. ‘Een complexe omgeving is bijvoorbeeld een gevangenis. Om die brandveilig te maken, vergt veel inlevingsvermogen in klant en techniek. Want brandveiligheid is erop gericht dat mensen gemakkelijk naar buiten kunnen, terwijl dat nou net niet is waar een gevangenis op gericht is' vertelt Eric Damhuis. Om die complexe opgaven op te lossen, werkt hij met bijzondere mensen. ‘Mensen die niet alleen technisch zijn, maar ook een open blik hebben en goed kunnen samenwerken.’ De kleine kern van het bedrijf telt acht mensen, daaromheen zit een flexibele schil van specialisten, die overigens door dezelfde selectie moeten als de kernmedewerkers.

Iedere ochtend scrummen
Iedereen die voor Brain of buildings werkt, wordt ’s ochtends om 9 uur verwacht om te scrummen. Elke werkdag. ‘Scrummen is een staand overleg van een kwartier. Mocht er iemand op locatie werken, dan is hij erbij via videoverbinding. Het overleg is gebaseerd op gelijkheid: ik tel voor één, de stagiair telt ook voor één. Tijdens dat kwartier beantwoordt iedereen drie vragen: wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen en wat houdt je tegen?’

Gedeelde verantwoordelijkheid creëren
Damhuis begon zelf acht jaar geleden met deze werkwijze en nam het mee toen hij anderhalf jaar geleden Brain of buildings overnam. Het was niet vanaf dag één een succes, maar nu is iedereen er positief over. ‘Door het scrummen moet je hulp vragen en bieden, je sterke en zwakke punten onderzoeken en bekendmaken. Dat is soms moeilijk, maar je krijgt meer plezier in je werk als je aan je sterke punten werkt en iemand anders jouw zwakke punten aan kan vullen. Ook geeft het scrummen een bredere kijk op het bedrijf. Als werknemer wordt je serieus genomen. Behalve de salarissen is alles voor iedereen openbaar binnen het bedrijf. Zo creëer je een gedeelde verantwoordelijkheid.’

Mooie ideeën uit de organisatie
Dankzij de scrumsessies zijn er al diverse mooie ideeën uit de organisatie gekomen. ‘Het idee van het loslaten van het aantal vrije dagen bijvoorbeeld. Natuurlijk is er een wettelijk aantal dagen, maar we hebben afgesproken dat het er om gaat dat je het zelf goed regelt. Dat we niet gaan zeggen als iemand iets belangrijks in zijn privésituatie heeft: “jij hebt geen dagen meer staan voor dit jaar”. Ook kwam uit de groep naar voren dat ze niet alleen een beoordeling van mij wilden, maar ook vanuit het team. Dus is er een werkgroep gestart om daarvoor methodiek te ontwikkelen. Dat is een mooie uitkomst die ik zelf niet had kunnen bedenken.’

Geen ziekteverzuim
Een indirect gevolg van het scrummen, is dat het ziekteverzuim gedaald is tot bijna nul. Dat is mooi meegenomen, maar niet het doel van de werkwijze. ‘Er werken hier echte mensen die natuurlijk ook wel eens ziek zijn. Maar als je op basis van je talenten mag werken doet dat iets met je gestel. Je voelt je veel beter en ervaart minder stress.’ Maar hoe zit dat met overwerk? Kunnen werknemers die goed in hun vel zitten en mogen werken aan hun talenten nog wel stoppen met dat werk? ‘Uit eigen ervaring weet ik dat het soms moeilijk is om om zes uur je computer uit te zetten. Maar nu is één van mijn regels dat ik niet wil dat er ’s avonds gewerkt wordt. Als dat gebeurt, hebben we met z’n allen iets niet goed gedaan. Gelukkig merk ik dat er in de groep voor gewaakt wordt. Als iemand lang doorgaat, wordt hij in de gaten gehouden. De focus ligt wat dit betreft nu op de planning. Als er een document de deur uit gaat, moet dat eerst op taal gecontroleerd worden door een andere collega. Intern moet je dan rekening houden met de planning van die andere collega, hard werken is geen deugd. Slim samenwerken wel.’

Effectiever dan naar de hei
Damhuis is er heilig van overtuigd dat scrummen beter werkt dan een halfjaarlijkse sessie op de hei. ‘Doordat we dagelijks een gesprek hebben, wachten we niet op een functioneringsgesprek om iets te bespreken. Bovendien gaat de technische ontwikkeling zo snel dat een businessplan maken voor de komende 5 jaar gekkenwerk is. Ik wil elke dag in kunnen spelen op de kansen en ontwikkelingen die voorbijkomen, dat kan heel goed op deze manier.’

Loslaten
Voor bedrijven die ook met deze werkwijze aan de slag willen, heeft Damhuis een tip. ‘Besef dat je zelf het grootste obstakel zou kunnen zijn voor de groei binnen je bedrijf. Doe daarom een schuldbekentenis: “ik weet het niet, kunnen jullie me helpen?”. Dan zul je zien dat je input krijgt waarmee je op een niveau komt dat je kunt groeien. Loslaten is de grootste kunst.’

Meer lezen
 
‘Ludieke acties voor duurzame inzetbaarheid’- interview met Lucy Dijkman, coördinator traumaopvang personeel OLVG
 
Zelfstandig ondernemer Her Grimbergen: 'Zelfstandig en inzetbaar tot in lengte van dagen'

'Een leefstijlcoach voor alle werknemers' - interview met Ben Wevers, directeur bij Rouveen Kaasspecialiteiten