Preventiemedewerker: bouw mee aan een gezond gebouw

De bouw van een nieuw pand, verbouwingen en een nieuwe manier van werken bieden kansen om de inrichting aan te passen aan de wensen van de organisatie en de medewerkers. Wat is hierin de rol van de preventiemedewerker?

Complex project

Nieuwbouw en verbouwingen zijn complexe projecten met een lange levensloop van soms wel tien tot vijftien jaar. Om een bouwproject overzichtelijk te houden, onderscheiden we zeven fasen:

Oriëntatiefase
Programmafase
Ontwerpfase
Aanbestedingsfase
Uitvoeringsfase
Gebruiksfase
Evaluatiefase

De praktijk is weerbarstig. De fasen heten anders of volgen elkaar niet netjes op. Toch helpt de opsomming van fasen je om vat te houden op de planning, de activiteiten en jouw rol als preventiemedewerker.

In het artikel Arbo en nieuwbouw: bouw mee aan een gezond gebouw staat een uitgebreid overzicht van de fasen.

Aandachtspunten arbo-aspecten

Een Programma van Eisen (PvE) is het basisdocument is voor de volgende fasen. Als arboprofessional moet je ervoor zorgen dat alle arbo-aspecten goed in het PvE verwerkt zijn. Bij het beoordelen van het PvE en de daarop volgende fasen kun je onderstaande lijst van aandachtspunten gebruiken als checklist:

Checklist arbo-aspecten

Locatie en lay-out van het gebouw

bereikbaarheid voor auto en per openbaar vervoer, omliggende loop- en fietsroutes, stallingsmogelijkheden en parkeervoorziening;
voorzieningen in de omgeving;
sociale veiligheid;
omgevingsfactoren als luchtkwaliteit, geluidsniveau, wind(richting) en uitzicht;
ligging van de werkplekken, van toiletten en algemene voorzieningen;
mogelijkheden voor intern transport, loopafstanden en overzicht van vluchtwegen;
(breedte en omvang van) looproutes, trappen en liften en toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers;
uitbreidingsmogelijkheden en mogelijkheden voor flexibel ruimtegebruik.

Praktische inrichting van het gebouw

klimaatvoorziening, ventilatiemogelijkheden, hoeveelheid ramen en instelmogelijkheden, type glas (bij voorkeur niet (te) getint);
daglichttoetreding, oriëntatie van het gebouw (denk bijvoorbeeld aan helderheidverhouding op de werkplek) en aanwezigheid van gedegen helderheidswering;
type verlichting, hoeveelheid kunstlicht en specifieke werkplekverlichting;
elektrische aansluitpunten, internetvoorzieningen en dergelijke;
privacy-aspecten als gehorigheid, inkijk en achtergrondgeluid;
hygiëne en gemak voor onderhoud en schoonmaak;
opslagmogelijkheden (bijvoorbeeld voor gevaarlijke stoffen);
voorzieningen voor de bedrijfshulpverlening, zoals blusmiddelen en AED.

Verder van belang voor de gebruikers (ook afhankelijk van functies en taken):

type ruimten, zoals overlegruimten, stiltewerkplekken en opleidingsruimten;
voorzieningen als toiletten (voldoende?), koffiecorner(s), kantine, voorzieningen i.v.m. rookbeleid en kolfruimte;
individueel instelbaar meubilair;
mogelijkheden voor hulpmiddelen en gereedschap (in ruimte en in voorzieningen);
vloeroppervlakte per werkruimte.

Het is belangrijk hierover met medewerkers in gesprek te gaan om te weten welke taken uitgevoerd moeten worden en welke voorzieningen en werkplekken daarbij passen.

Van Programma van Eisen naar ontwerp

In de ontwerpfase wordt het Programma van Eisen (PvE) door de ontwerpende partijen vertaald naar een voorlopig ontwerp. De grote lijnen worden vastgelegd, zoals de indeling van het gebouw, het soort gevel en het type luchtbehandelinginstallatie. Voor iedere voorziening wordt een apart voorlopig ontwerp opgesteld. Dit ontwerp bestaat vaak uit documenten als processchema's en plattegronden met de hoofdlijnen. Idealiter hebben de betrokken ontwerpers en architecten ervaring met het type werkprocessen in de organisatie. Maar jouw stem en die van de medewerkers blijven hard nodig. Zorg dat je als arboprofessional betrokken bent bij de keuzes en uitwerking van zaken als het type klimaatinstallatie, of ramen geopend kunnen worden en op welke manier, de situering van de werkplekken ten opzichte van de raampartijen en de gevelzijde en de vluchtroutes. Zorg dat medewerkers een duidelijk beeld voor ogen krijgen wat de nieuwbouw voor hen daadwerkelijk gaat betekenen. Soms kunnen maquettes, virtuele beelden, een bezoek bij collega-bedrijven of een proefopstelling helpen. Een proefopstelling biedt de mogelijkheid om een nieuwe werkplekopstelling uit te proberen, bij te schaven en weer uit te proberen. Als er een hele set van dergelijke werkplekopstellingen gaan komen, loont het om eerst ‘droog’ te oefenen.

Als het voorlopig ontwerp is vastgesteld, wordt een definitief ontwerp vastgesteld. Hierin zijn alle ontwerpkeuzen volledig ingevuld. Bekend zijn dan bijvoorbeeld: de constructie van de gevel, de vorm en constructie van de ramen, de verwarmingselementen en de precieze werking van de installaties.

Het bestek

Het bestek bevat de informatie die aannemer(s) en installateurs nodig hebben om de bouw te gaan uitvoeren. Het bestek is gedetailleerd. Het omvat een scala aan documenten en tekeningen over het gebouw en de technische installaties. In maten, kleuren, materiaaltype en getallen staat beschreven wat de aannemers en installateurs moeten uitvoeren. In deze fase worden de kosten van de nieuwbouw pas echt duidelijk. Helaas komt het maar al te vaak voor dat tijdens een bouwtraject wijzingen worden ingelast, vaak omdat sommige zaken toch duurder uit blijken te vallen. Voornaamste taak voor jou als arboprofessional is nu om te bewaken dat de in het PvE vastgestelde arbo-eisen niet in het gedrang komen. Ook kunnen bepaalde detailkeuzes nog arbo-gevolgen hebben. Denk aan het type vloer, kleurstellingen en de armaturen.

De uitvoering

Om de bouw veilig en verantwoord te laten verlopen, is het belangrijk dat van tevoren is nagedacht over de veiligheid en gezondheid van de medewerkers die op de bouw werkzaam zijn. Hiervoor moet een zogenaamd Veiligheid- en Gezondheidsplan (V&G-plan) opgesteld worden. De opdrachtgever, de werkgever dus, is hiervoor verantwoordelijk. Vaak strekt dit plan verder dan alleen de veiligheid en gezondheid van de medewerkers op de bouw. Als er tijdens de bouw of een periode van de bouw nog in het pand of een deel van het pand of het terrein gewerkt wordt, moeten overlast en onveilige situaties voorkomen worden. Denk aan een gedegen omheining, een veilige toegang en maatregelen tegen stofoverlast en geluid. Dergelijke beschermingsmaatregelen maken ook onderdeel uit van een V&G-plan. In deze fase kan het ook interessant zijn om af en toe een kijkje te nemen. Zie zaken eruit als verwacht? Hoe loopt de bouw?

Eenmaal in het nieuwe gebouw...

Wanneer een gebouw er staat, hoopt iedereen een kant en klare situatie aan te treffen. De praktijk is nog al eens anders: de nodige kinderziekten als onbekendheid met nieuwe systemen, nog bouwstof in het ventilatiesysteem en obstakels en verhuisdozen voor de nooduitgangen. Gevaarlijk en frustrerend! Een praktisch en haalbaar verhuis- en introductieplan waardoor medewerkers op een prettige wijze in het nieuwe gebouw geïntroduceerd worden, kan veel ellende voorkomen. Het gaat daarbij niet alleen om een goede verhuis- en schoonmaakplanning, maar ook om een uitgebreide kennismaking met het nieuwe gebouw. Dat kan leuk met een bruisend feest bij de opening, maar denk ook aan serieuze zaken. Daar waar medewerkers met nieuwe werksituaties te maken krijgen, zoals een andere machine of nieuw meubilair, zijn instructies over de werking en instelmogelijkheden een noodzaak. Daar kunt jij als preventiemedewerker of arboprofessional mooi op inspringen. Het is een prima gelegenheid voor herhaling van de arbovoorlichting en de update van de RI&E. Spreek af dat er na pakweg een half jaar een aangepaste of nieuwe Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd wordt.