Hoe overleef ik mijn project?

De ‘goeie ouwe tijd’
Ooit, lang geleden, wist je als arbocoördinator vrij goed hoe je werkweek er over zes maanden uit zou zien. Dat was niet vreemd. Er veranderde maar weinig in het vakgebied. In je toolbox zat gedetailleerde wet- en regelgeving, het onveranderlijke contract met de arbodienst en het WAO-inschrijvingsformulier. Overzichtelijk, duidelijk en behoorlijk saai.

Jonge wijn…
Rond 2000 kwam de 'verlossing' in de vorm van deregulering en marktwerking. Weg met wurgende wetten en regels! De Tabakswet werd aangepast. Doel- in plaats van middelvoorschriften. De gedwongen winkelnering bij de arbodiensten werd afgeschaft. 'Maatwerk' werd het Leitmotiv. Werkgevers kregen de 'regie in eigen hand'. Problemen werden kansen en uitdagingen. Verzuim-percentages veranderden in gezondheidspercentages. Verzuimaanpak werd eerst preventie, toen IGM, vervolgens vitaliteitsbevordering en nu ‘duurzame inzetbaarheid’. Geen arbozorg, maar integrale KAM-systemen. WAO-ers werden massaal herkeurd (waarbij bleek dat sommigen nog best wel arbeidscapaciteit hadden, maar velen kansloos tot de bijstand werden veroordeeld). Als ik op alle uitnodigingen in zou zijn gegaan, waren mijn dagen gevuld met accountmanagers in strakke pakken en nog strakkere presentaties.

kan goed smaken …
Ik ben geen oud, verbitterd mannetje dat het allemaal niet meer kan bijbenen en met weemoed aan het verleden terugdenkt. Integendeel, ik ben een groot voorstander van deregulering en marktwerking. Alle onzin ten spijt, ik wil niet terug naar die ‘goeie ouwe tijd’.

... maar niet altijd!
Deregulering en marktwerking maken dat je alert moet zijn om de weg niet kwijt te raken in het almaar groeiende oerwoud van diensten en producten. En dat geldt helemaal voor beginnende arbocoördinatoren. De schuld voor mislukte projecten op een ander afschuiven is gemakkelijk, maar gaat wel voorbij aan je eigen deskundigheid en verantwoordelijkheid. Als je project flopt, heb je zelf, ergens in het proces, iets niet goed aangepakt.

Daarom volgt hierbij twaalf tips & trucs om met meer slagingskans je arbozorg uit te bouwen. Zie het als een bloemlezing uit de praktijk van een arbocoördinator. En lees daarnaast ook een goed boek over projectmanagement.

1. Wees goed geïnformeerd!
Voordat je aan een nieuw avontuur begint, zorg je dat je alle relevante informatie hebt verzameld. Dat voorkomt dat je voor verrassingen komt te staan (meestal op pijnlijke wijze). Wetenschappelijk onderzoek is goed. Ervaringen van anderen, ook de slechte, zijn heel leerzaam.

2. Zoek steun bij je middlemanagement
Je directie is bijna altijd je opdrachtgever. Als die zelf met de vraag komt, is dat geweldig (mits men een reëel beeld heeft van het nieuwe proces, en de weg er naar toe). Maar in andere gevallen zal een slimme directie in de laag eronder de slagingskans van jouw ideeën gaan peilen. Je directie moet uiteindelijk investeren. En je wordt geen directeur als je dat lichtzinnig doet.

3. Zoek de weerstand op
Dat klinkt niet leuk. En dat is het soms ook niet. Weerstand kan voortkomen uit gebrek aan kennis. Dat is op te lossen. Weerstand kan ook lang verborgen blijven. En je wilt er niet halverwege je project nog tegen moeten vechten. Soms ligt de oorzaak van weerstand ergens anders. Ook dan is het goed om weerstand vroegtijdig te bespreken.

4. Vraag je directie toestemming een projectplan te maken
Misschien is dit wel de belangrijkste stap! Zo krijg je de directie geïnteresseerd. Krijg je toesteming, dan kun je verder. Indien niet, probeer dan achter de werkelijke reden te komen. Soms kan je je plannen op een ander moment of op een andere manier zo naar binnen fietsen.

5. Laat je aanvraag niet op een kant-en-klaar plan lijken! 
Daar is geen directie van gediend. Schets de toekomst, de voordelen. Maar laat vooral ruimte voor de eigen ideeën die een directie heeft. Daar kun je je voordeel mee doen, en in ieder geval kweek je er sympathie mee.

6. Maak een SMART projectplan
'SMART' is ouderwetse goede wijn. Elk project valt en staat met goede en herkenbare afspraken. Hak het project in stukken, spreek met je opdrachtgevers tussentijdse go/no go-momenten af. Maak je begroting reëel en inzichtelijk. Wellicht is er een proeftuin in te richten. Dat voorkomt grootse mislukkingen. Laat ook zien hoe je evalueert en effect meet, ook na afloop van je project.

7. Gebruik bestaande processen/producten
Externen zijn dol op noviteiten. Maar behalve dat daar vaak fors voor betaald moet worden (soms ook nog lang na implementatie), bekendheid en tevredenheid bij je doelgroep beperkt de faalkans meestal flink.

8. Doe je project niet alleen
Ken jij echt alle ‘ins’ en ‘outs’ van je organisatie, van werkvloer tot management? Laat die kennis vooral niet liggen! Maak van je project vooral geen staffeestje. Vergeet ook niet dat je een voorsprong hebt qua arbokennis. Jij vindt zaken vanzelfsprekend, maar de ander is de weg misschien allang kwijt. En daardoor kan een project schade aan en/of vertraging oplopen. Denk ook aan je eigen belastbaarheid, je hebt nog meer zaken te doen.

9. Hou je opdrachtgever betrokken
Koppel tijdens het project regelmatig terug aan je opdrachtgever. Laat hem meedenken over kritische beslissingen. Laat hem de in je projectplan afgesproken milestones bevestigen. Doe tussentijds verslag van de uitputting van het projectbudget. Verbloem tegenslag niet, maar bespreek die met je opdrachtgever.

10. Communiceer je suf, no# 1
Voor jou en je projectteam is alles duidelijk. Maar je doelgroep weet veel minder. Hou die op de hoogte. Dat voorkomt bij implementatie vertraging en mogelijke missers (kostbare, wellicht). Niet communiceren geeft sceptici de kans om met van alles aan de haal te gaan. Maak tussentijdse successen bekend, dat stimuleert iedereen.

11. Communiceer je suf, no# 2
Blijf communiceren, naar medewerkers, en naar je directie. Als er investeringen zijn gedaan, dan is het prachtig als je het break-even-point kunt melden. Dat doet het vertrouwen in jou als deskundige toenemen. Je wordt een serieuze gesprekspartner.

12. Vier succes bij einde project!
Dat werkt besmettelijk. Het is ook de beloning voor ieders inzet. Het levert de verdiende credits op, daardoor stijgt je aanzien. Dat helpt bij een volgende projectaanvraag.