Audits op afstand

Hoe kunnen de continuïteit en validiteit van certificeringen ook tijdens de pandemie gegarandeerd worden? Ingrijpende veranderingen brengen vragen met zich mee. Zoals; hoe kunnen audits worden uitgevoerd als bedrijven geen extern bezoek meer mogen ontvangen? Het antwoord: Remote audits ofwel audits op afstand. 

In een snel tempo is er veel veranderd voor iedereen. Dankzij vele restricties moesten mensen massaal thuiswerken, kantoren zijn (deels) dicht en bedrijven mogen geen of nauwelijks bezoek ontvangen. Om de continuïteit en validiteit van ISO-certificeringen te garanderen, ook tijdens een crisis, is de focus gelegd op ‘remote’; remote auditen, remote inspectie en virtuele trainingen. 

Als preventiemedewerker staat gezondheid en veiligheid altijd voorop, zeker ook tijdens een pandemie. Neem bijvoorbeeld de ISO 45001-remote audits. Ze zijn zeer grondig maar ook praktisch en leveren dezelfde waarde als een bezoek ter plaatse, van documentatiebeoordeling tot inzicht in de activiteiten ter plaatse. De auditoren zijn getraind op verschillende platforms, waaronder Microsoft Teams en een speciaal ontwikkelde app, die wordt gebruikt voor complexe audits. De remote audits handhaven de hoge normen van on-site audits en bieden tegelijkertijd flexibiliteit voor een bedrijf.

Wanneer kan een remote audit worden gebruikt voor ISO 45001?  

Het gebruik van remote audits is toegestaan volgens de regels van de IAF (International Accreditation Forum). De audit kan indien goed opgezet volledige remote worden uitgevoerd, na risicoafweging door de auditor en de aditee. Dit is afhankelijk van de toegepaste technieken zoals bijvoorbeeld (live)video.

Waarom is een audit nodig?

Een audit is nodig om:

1. Te kunnen bepalen of het managementsysteem voldoet aan de auditcriteria en de reikwijdte van de certificering. En vooral om te beoordelen hoe in het licht van de pandemie het managementsysteem wordt gebruikt om de nieuwe risico’s te managen.  
2. Te bevestigen dat alle toepasselijke wettelijke, bestuursrechtelijke en contractuele voorschriften worden nageleefd en ervoor te zorgen dat het systeem aan de gestelde doelen beantwoordt.
3. Om alle openstaande punten van vorige audits aan te pakken en eventuele wijzigingen in de organisatie of het systeem die van invloed kunnen zijn op de goedkeuring.

Hoe lever je bewijs zonder het bezoek van een auditor ter plaatse?

Nu is de vraag "hoe kun je het bewijs aantonen van de audit zonder oog in oog te staan met de auditor?" Het antwoord op deze vraag is wederom met behulp van technologie. In de meeste gevallen kunnen de essentiële indicatoren op afstand worden beoordeeld. Dit kan op verschillende manieren, zoals voornamelijk door middel van live streaming, het scherm delen via bijvoorbeeld Microsoft Teams, bestandsoverdracht en telefonische interviews met belangrijke leden van het managementteam.

Een goede voorbereiding 

Voorbereiding is de sleutel tot het succes van elke remote audit. Het is belangrijk dat de auditor contact opneemt met de klant om afspraken te maken over geschikte communicatiemethoden en de juiste technologie. Dit omvat een fysieke test van de functionaliteit om ervoor te zorgen dat online vergaderingen, desktop sharing, video conferencing en/of live streaming compatibel zijn. Alle voorgestelde mobiele apps, zoals Microsoft Teams worden getest. Daarnaast bespreekt de auditor welke documentatie mogelijk voorafgaand aan de audit moeten worden uitgewisseld om de systeemindicatoren te ondersteunen. Deze planning is van cruciaal belang en zal ervoor zorgen dat de remote audit soepel en zonder vertraging verloopt als deze eenmaal van start is gegaan.

De voordelen van remote audits

Het is gebleken dat remote auditen een groot aantal voordelen met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan de flexibiliteit van het maken van een afspraak en de minimale verstoring van bedrijfsprocessen. Verbeterde toegang tot deskundigen overal ter wereld, waarbij nu meerdere belanghebbenden kunnen worden betrokken in het auditproces. Auditresultaten en geaccrediteerde certificering worden gehandhaafd door robuuste processen en technische deskundigheid. Remote audits worden geleverd via veilige, gebruiksvriendelijke, online platforms om de informatie en de integriteit van de audit te beschermen.

Remote (intern) auditen kun je leren

In de afgelopen periode is gebleken dat er online veel meer mogelijk is dan gedacht. Tegelijkertijd kan remote auditen, ook voor beperkingen zorgen als je nog niet honderd procent bekwaam bent in de virtuele wereld. Auditbureaus geven door middel van een speciaal ontwikkelde training antwoorden op onder andere de volgende vraagstukken;

• Weet kan ik wel en niet remote auditen? 
• Wat zijn de kansen en risico’s? 
• Hoe verzamel ik bewijs van de remote audit? 
• Hoe kan ik effectief communiceren?